北京金凯伟业咨询有限公司刘玲 武蕊
摘要：本文介绍了项目管控工具的设计思路及常见项目管控工具设计模型，阐述了项目管控工具对项目管理过程的控制和指导作用，阐明了项目管控工具在项目管理中的重要性。
关键词：项目管理；项目管控工具。
一、基本概念
（一）项目
项目，简单地说，就是在既定资源和要求的约束下，为实现某种目的而相互联系的一次性工作任务，具体可以是一项工程、服务、研究课题及活动等，其具有明确的目标、独特的性质、资源成本的约束性、项目实施的一致性、项目的不确定性、特定的委托人、结果的不可逆转性等特性。
(二)项目管理
项目管理指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望的过程，即对项目自投资决策开始至项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目预期目标。项目管理内容包含：综合、范围、进度、成本、质量、人力资源、风险、沟通、采购等九部分内容，同时项目管理过程可以划分为启动、规划、执行、监控及收尾五个阶段，各阶段相互作用。
二、项目管控工具设计
基于项目管理特性，单个项目管理环节多且内容复杂，那么在多个项目同时进行或一个项目由多个项目组同时实施的情况下，如何进行项目统一管理？如何准确的对各业务模块进行优先级排序？如何把控好项目管理的关键环节？如何让所有项目组成员有条不紊的开展工作？如何确保在预定时间和成本之内，开发完成质量合格的产品，从而达到预期目标？等等一系列问题，是项目实施过程的重中之重。这就要求项目单位必须具备统一的项目管理制度和管控工具，帮助和指导项目经理进行相关管理，以提高项目管理的效率和水平。
（一）项目管控工具设计思路
基于这种现实需求，结合项目实施五个阶段的工作任务，总结了各阶段控制重点及对应管控工具模型。
（二）项目管控工具设计模型
项目启动及规划阶段，结合本阶段内工作任务，确定以项目论证、项目范围、预期目标、项目组构成、项目实施计划及预算等为管控重点，设计了“项目立项申请书”和“项目预算请示审批单”两项模型，其中，“项目立项申请书”包含项目的基本信息、工作组成员和职责分工、项目实施必要性和可行性分析、项目实施计划、项目预算及审批意见六大模块，“项目预算请示审批单”则以资金为主线，更细化的呈现项目实施所需资金金额、测算过程及证明文件等，充分体现项目决策过程、实施计划及预算情况。
“立项申请书”和“项目预算请示审批单”模型，明确了项目范围、目标和定位，拟定了项目实施所需的人员、时间、资金等资源配置和需求，制定了项目实施管理、沟通管理及风险管理等计划，能够有效规避项目范围不明确、项目组成员配备不合理、项目实施计划不够细化等前期设计问题，为项目顺利实施奠定了基础。
执行与监控阶段，综合常见项目本阶段主要工作任务，这一阶段需要结合项目特点制定合适的项目沟通机制、项目监督反馈机制、项目变更管理机制，在此基础上设计对应的管控工具，以确保项目实施过程留痕，提高项目管理的规范性，监督项目实施的真实性和职能履行的有效性，表4分别以培训类、会议类、调研类、采购类项目为例，设置了项目执行与监督过程拟需要使用的主要管控工具模型。
结合项目执行与监控阶段的重要关注点，以上管控工具的使用可有效帮助项目单位监督项目实施，降低项目管理不规范、资金使用不合规等重大问题的风险，有利于项目预期目标达成。
收尾阶段，这一阶段的工作重点为项目资金结算、项目总结和文件归档，针对资金结算设计了“资金结算请示审批单”，要求项目负责人收集整理项目执行过程所有支出的原始凭证并填写“资金决算表”，随同“资金结算请示审批单”一起提交财务部门报销清算，具体模型详见表5；项目执行结束后，项目负责人需对项目资金支出情况、项目实施情况、目标实现情况及存在的问题以“总结报告”形式反馈，为后续项目实施提供指导和规范，“总结报告”模型将结合项目特点进行设计。最终，在所有项目实施结束后，对项目实施过程文件进行归档整理，确保项目档案资料齐全。通过这一阶段对项目实施过程的反思或对项目成果应用，有利于项目单位对项目经验或教训的总结和传承，亦可以加强项目组成员对文档重要性的认识，确保项目资料的完整，以方便后期使用和查阅。
三、项目管控工具使用优势
（一）有利于提高工作效率
项目管控工具涵盖了自立项申请、实施过程至文件归档全部实施过程关键环节的监控，项目组仅需对应项目管控工具模型结合项目特点稍加细化并严格执行，不仅能减少对项目经理的依赖，又可以确保项目实施过程规范、项目档案资料完整，对项目实施具有一定的指导作用，有利于提高项目组的工作效率。
（二）有利于提高项目管理的规范性
项目管控工具的系统使用，既可以保障同一项目的不同工作组或不同项目的工作组能够按照统一的标准执行，又可以确保各项目组均能够按照规范的项目管理流程进行项目管理和实施，提高项目管理的全面性，有利于提升项目单位的项目管理水平，确保项目管理规范和合理。